Подтверждение бронирования (Confirmation reservation)

Подтверждение бронирования – это резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту. В зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, его цене и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее (например, стоимость трансфера, завтрака и т.д.). Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие реквизиты гостиницы. Подтверждение необходимо для того, чтобы гостиница всегда могла доказать, что заказчик был информирован об условиях бронирования в данном отеле.

Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера (например, одноместный, люкс, апартаменты и т.п.), но если гость, особенно из числа постоянных или вип-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. В таком случае по возможности следует предоставить клиенту полюбившийся номер.

Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования в процессе работы. Официально опубликованные тарифы на размещение могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании. Гостинице следует письменно сообщить клиентам об изменении тарифов на предоставляемые услуги размещения не менее чем за 30 календарных дней до даты введения.

Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснять их.

Категорически запрещается направлять в адрес фирмы клиента бланк подтверждения бронирования, содержащий служебные резолюции, пометки, подписи служащих отдела бронирования или службы продаж.

Клиенты, желающие, чтобы номер был особенным образом подготовлен к заезду, должны сообщить: способ оплаты, имя гостя, имя и адрес того, кто оплачивает дополнительный сервис, подробное описание необходимого: если подарки - то какие, если нужна открытка – то какого содержания, и т.д.

Все дополнительные просьбы должны быть внесены в специальный бланк и обязательно оплачены.

Процесс обработки письма – заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.

1. При получении письма – заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк (New Reseivation) либо вносит наиболее важные данные из письма – заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует данную заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер. Все бронирования должны быть введены в компьютерную систему в течение 1–2 часов.

На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы. При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты. При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом (номер кредитной карты клиента или номер банковского перевода). Чем больше информации будет внесено в электронную систему бронирования, тем качественнее и быстрее будет происходить процесс поселения и выписки клиентов.

2. Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения (Comfirmation number) будет являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование. Они могут представлять собой бланки, как заложенные в электронную систему бронирования, так и отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Основными языками, применяемыми в деловой переписке при бронировании номеров в гостиницах России, являются русский, английский, немецкий, в меньшей степени – французский, испанский и др. языки. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования. При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. За основу текстов подтверждения можно взять следующие варианты:

За основу подтверждений в части условий и порядка бронирования на английском языке можно взять следующие тексты:

В первом подтверждении речь идет о пока не гарантированном бронировании. Во втором – о гарантированном бронировании.

Кроме условий и порядка бронирования в текстах подтверждений, гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице, а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.

• 3. Сотрудник отдела резервирования посылает подтверждение бронирования по номеру факса, указанному в письме – заявке на размещение от компании, фирмы или частного лица. Сотрудник должен убедиться в том, что подтверждение бронирования получено адресатом в полном объеме, без искажений. Подтверждением благополучного получения послания в этом случае будет ответ "ОК" на специальном бланке- рапорте (Transmission control receipt), выдаваемом факсом. В случае получения нечеткого послания (смазанного или нечитабельного текста) факс выдаст ответ Error или Poor line condition. (Ответы факса зависят от модели аппарата и могут быть иными.)
• 4. Все зарегистрированные письма – заявки на размещение, подтверждения бронирования на эти заявки и положительные подтверждения приема факса адресатом сортируются по датам заезда и хранятся в отделе бронирования до момента прибытия гостя в отель. Это необходимо для уточнения деталей размещения при заезде гостя. После отъезда гостей эти

Рис. 10.

документы переходят в архив гостиницы. Это необходимо на случай уточнения каких-либо деталей о проживании клиента в прошлом.

Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение.

Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.

Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой "переподтверждение" (reservation reconfirmation). На рис. 10 представлен образец текста переподтверждения бронирования.

Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожи-

Рис. 11.

дания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела. На рис. 11 предлагается образец бланка изменений в бронировании.

Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает о периоде улучшения ситуации со свободными номерами и выражает надежду на дальнейшее сотрудничество. Текст такого отказа может выглядеть следующим образом:

Образцы текстов отказа на размещение на английском языке приведены ниже.

Бронь отелей является одним из самых главных документов для оформления шенгенской визы.

В этом посте разберем как для визы забронировать отель без оплаты с легкими условиями отмены, можно ли бронировать апартаменты и в каких случаях отменять бронь отеля, с которым Вы получили визу, ни в коем случае нельзя.

Брони отелей или другого жилья должны закрывать все ночи пребывания в шенгене — это основное требование к брони жилья, которые Вы будете подавать на оформление шенгенской визы.

Если же у Вас на ночь планируется трансфер из одного города в другой, то вместо брони жилья нужно предоставить бронь билета на этот транспорт . Предоставить бронь автомобиля в качестве подтверждения места для ночевки, к сожалению, нельзя.

В большинстве консульств разрешено подавать неоплаченную бронь отеля, в некоторых просят оплатить от 50% до 100% стоимости жилья (Польша, Словакия, Словения, Латвия). Чтобы знать наверняка, уточните этот момент на сайте консульства или визового центра той страны, шенгенскую визу которой Вы хотите оформить.

Какая информация обязательно должна быть в брони отеля на шенгенскую визу?

В брони отеля для визы должны быть указаны все имена всех соискателей шенгенской визы.

Также должны быть указаны данные о месте проживания, то есть реквизиты самого отеля или апартаментов, такие как: название, адрес, индекс, телефон и e-mail.

Где можно сделать бронь отеля для шенгенской визы?

Консульства шенгенских стран спокойно принимают брони отелей от всех известных поисковиков жилья, таких как Ostrovok.ru, RoomGuru, ну и, конечно же, Booking.com .

Бронировать отели для шенгенской визы удобнее через сайты-метапоисковики жилья. Например, Hotellook осуществляет поиск не среди отелей, а среди поисковиков жилья. И если, например, на Booking.com Вы найдете отель по одной цене, то на Hotellook Вы сможете сравнить эту цену с другими поисковиками.

Преимущества аренды апартаментов вместо бронирования отелей очевидны:

• цена на аренду квартиры обычно процентов на 20-30% ниже, чем аналогичного по уровню сервиса номера в отеле
• можно посмотреть, где живут обычные европейцы, тем самым лучше влиться в культуру того места, которое Вы собираетесь посетить

Но есть и недостатки :

• оплатить апартаменты нужно заранее

При бронировании апартаментов через AirBNB деньги с Вас спишут сразу. Варианты с бронированием жилья без оплаты тут не предусмотрены. Поэтому стоит выбирать жилье, у которого не предусмотрены штрафные санкции за отмену брони. В этом случае при аннулировании деньги Вам вернут в полном объеме.

• времени на заселение/выселение может уйти намного больше, чем при аналогичных процедурах с отелем

Как забронировать отель без оплаты?

Как получить бронь отеля без оплаты будет показано на примере сервиса hotellook.ru . Алгоритм действий при аренде апартаментов для шенгенской визы аналогичен тому, что будет описан ниже.

01. Введите в форму поиска город прибытия и даты поездки, затем нажмите на кнопку «Узнать цены» .

02. Когда Вам покажут результаты по вашему запросу, сразу отсортируйте выдачу по цене. Блок цен находится справа, почти в самом начале результатов выдачи.

03. Далее листаем в самый конец страницы и в разделе справа «Опции номера» отмечаем «Бесплатная отмена».

04. После этого автоматически сформируется новая страница выдачи по вашим результатам. Теперь можно переходить к поискам подходящего для Вас отеля. Когда Вы его найдете, нажмите на кнопку «Бронировать» и переходите на сайт поисковика, чтобы завершить бронирование.

05. Обязательно проверьте, до какого числа действует «Бесплатная отмена», чтобы при необходимости успеть отменить бронь без штрафных санкций. Это особенно актуально тем, кто собирается оформлять шенгенскую визу незадолго до поездки.

06. После Вам нужно будет указать данные банковской карты. Никакие средства с нее списаны не будут. Это нужно просто для подтверждения бронирования.

Письмо, подтверждающее бронирование номера, содержит намерение обеих сторон, а именно - принимающей стороны (отеля) и приезжего (гостя) соответственно предоставить или воспользоваться связанными с проживанием услугами. В письме-подтверждении четко оговаривается количество суток проживания, стоимость номера, тип номера, количество приезжающих (гостей). Письма-подтверждения, как правило, содержат следующие данные:

Дата и время прибытия.

Стоимость и тип номера.

Период проживания в отеле

Количество гостей в группе.

Тип бронирования: с гарантией или без гарантии.

Номер подтверждения.

Кроме того, письма-подтверждения могут содержать информацию касательно дополнительного подтверждения, возможного изменения дат, отмены бронирования.

Информация по подтверждению/отмене бронирования

Центральная система бронирования может предоставлять номера бронирования и номера отмены брони. Эти номера заносятся в информационную систему гостиницы во избежание возникновения несоответствий, связанных с бронированием или отменой бронирования. Подобные номера могут служить доказательством, что факт бронирования/отмены бронирования действительно имел место. В случае отмены предварительного бронирования, гость освобождается от уплаты всех связанных с этим сборов, в противном случае не исключается возникновение проблем, связанных с доказательством факта «ноу-шоу».

Ведение учета бронирования

В некоторых случаях, даже при соблюдении порядка процедуры бронирования, внесение изменений в регистрационные журналы является необходимым. Например, при поступлении запроса от клиента на изменения в датах/сроках, в этих случаях необходимо внести нужные изменения.

Изменения заявки негарантируемого бронирования

В большинстве случаев, предпочтение отдается негарантируемому бронированию: как правило, приезжающие в гостиницу успевают воспользоваться бронью до наступления часа отмены бронирования

Однако, если потенциальный клиент гостиницы, забронировавший номер, без гарантии осознает, что прибытие в отель ранее часа отмены бронирования не представляется возможным (по причине задержки авиарейса, неблагоприятных погодных условий), он прибегает к изменению статуса бронирования, и бронирует номер с гарантией. Агенты по бронированию, обрабатывающие подобные изменения в статусе бронирования, должны придерживаться правил распорядка гостиницы. Действия, предпринимаемые в таких случаях, указаны ниже:

Получение информации относительно имени клиента и данных по негарантированному бронированию.

Получение данных по кредитной карточке клиента, ее номеру и дате истечения срока, проверка этой информации.

Предоставление клиенту нового номера подтверждения бронирования.

Заполнение формы по изменению статуса бронирования с соблюдением всех необходимых в этом случае имущественных норм, если таковые имеются.

В мире насчитывается 197 стран и только 106 из них имеют соглашение с Россией о безвизовом режиме. В остальные государства следует получать разрешение на въезд, которое и называется визой. Для получения этого документа нужно обратиться в дипломатическое представительство выбранной страны или визовый центр с заявлением и установленным пакетом документов. Все государства не любят нелегальных мигрантов и, выдавая визу, желают убедиться, что иностранец своевременно покинет страну. Для подтверждения наличия такого намерения и используется бронь билетов для визы.

Как оформить бронирование авиабилета

Авиационный транспорт является самым быстрым способом перемещения по миру и поэтому наиболее популярен. В зависимости от своих желаний можно предпочесть комфорт или невысокую цену перелета. Поэтому путешественники используют чаще всего бронирование билетов на самолет для получения .

Наличие билетов авиакомпании туда и обратно консульские работники истолковывают как подтверждение намерения иностранца посетить их страну именно в указанные сроки и как подтверждение желания возвратиться домой. Поэтому необходимо забронировать авиабилеты для визы, чтобы обратиться за разрешением на въезд в посольство или консульство.

Билеты стоят достаточно дорого. Однако их наличие не означает, что визу для путешествия откроют наверняка. Кроме того, многие хотят иметь визу, например, в , не для выезда в конкретные даты, а как гарантию возможности совершить поездку, когда появится для этого время и желание. Тратить деньги на оплату билета в этом случае бессмысленно. Поговорим о том, как обойти это препятствие.

Решением проблемы в данном случае является бронирование билетов на самолет без оплаты. Подтверждением для диппредставительств является именно бронь, а не ее оплата, и необходимо этим воспользоваться.

Правила у каждой конкретной компании разные, но многие из перевозчиков позволяют оплатить забронированный билет через несколько дней. Иногда этот льготный период является достаточно длительным.

Вот этими отсрочками и нужно воспользоваться, оформляя электронный авиабилет для визы.

Выбирая конкретную авиакомпанию, прочтите правила отмены бронирования: иногда существуют штрафы за эту операцию. Учтите, что стоимость билета при оформлении брони будет заблокирована на вашей карте и штраф за отказ от нее платить придется в любом случае. Сумма зависит от конкретной компании, у , например, отмена брони обойдется вам в 2 350 руб.

Кроме того, существуют агентства по бронированию билетов. Некоторые из них позволяют забронировать билет без оплаты даже тогда, когда сама компания-перевозчик такой услуги не предлагает.

Сервис OneTwoTrip.com позволяет возвращать билеты за 9 % их стоимости, даже если по правилам компании-перевозчика это невозможно. Существуют также страховки от невылета. Ищите варианты.

Приобретение билета на лоукостер

Бронирование билетов на самолет описанным выше способом не является единственным вариантом подтверждения ваших намерений прилететь в страну и покинуть ее. В частности, можно приобрести билет на лоукостер.

Авиационные компании, стремящиеся к минимизации стоимости перелета за счет снижения комфорта пассажиров, – лоукостеры, сейчас достаточно распространены. Иногда стоимость билета на их услуги настолько низкая, что ею можно пожертвовать для получения интересующей вас визы.

В этом случае следует приобрести билет на рейс такой компании через интернет, а они все продают свои билеты этим способом. Этот проездной документ вы и приложите к пакету документов, подаваемых в консульскую службу интересующей вас страны.

Подтверждение намерений совершить поездку другим видом транспорта

Работников дипломатических представительств, оформляющих визы, на самом деле мало интересует, каким видом транспорта вы собираетесь путешествовать. Их интересуют доказательства того, что поездка состоится, а по ее окончании иностранец покинет страну.

Соответственно, можно получить бронь или купить билет на любой другой вид транспорта: поезд, автобус, корабль. Вид транспорта не важен, важно наличие документальных доказательств, которые вы приложите к подаваемому пакету документов.

Сложнее обстоит дело с поездкой автомобильным транспортом. Вам придется предъявить документы на владение машиной или об ее аренде и, возможно, понадобится создать своеобразный маршрутный лист с указанием пунктов и временных параметров поездки.

Получение визы без бронирования билетов

Не все страны требуют документальных доказательств намерения поездки и отъезда.

Чтобы не тратить напрасно силы и время, получите в консульской службе выбранной вами страны полный список необходимых документов.

Если билеты или бронь там не указаны, не занимайтесь их оформлением. Правда, нужно быть готовым к тому, что иногда работники консульств после получения заявления на визу выдвигают дополнительные требования. Возможно, что потребуют как раз билеты.

Заключение

Как мы убедились, методов для подтверждения своих намерений существует достаточно много. Обычно можно воспользоваться любым из них. Следует только учитывать, что некоторые государства предъявляют особые требования для прибытия в свою страну, например, вы должны обязательно прилететь или приплыть морем. Страны Шенгенского соглашения лояльно относятся к любым видам транспорта, у других государств может быть собственный подход. Уточните этот вопрос в консульстве перед сбором документов.

Как забронировать авиабилеты без оплаты для визы онлайн: Видео

Вы подобрали тур и отправили заявку на бронь туроператору? Тогда давайте поговорим о сроках подтверждения бронирования .

Обычно этот процесс занимает от 1 до 3 суток. Все зависит от страны и туроператора, которые выбрал ваш клиент. При бронировании тура обязательно предупредите клиента, что подтверждение может занять некоторое время и не стоит паниковать, если заявка не была одобрена туроператором сиюминутно.

Некоторые ТО предоставляют туры с моментальным подтверждением. Поясним: в рамках самых популярных направлений туроператоры выкупают места в отелях и на рейсах авиакомпаний. И когда вы отправляете заявку именно на такой тур, подтверждение приходит в течение 10−20 минут.

Если же ТО не обзавелись выкупленными местами, то подтверждение тура происходит следующим образом: туроператор отправляет запрос о наличии мест в авиакомпанию, затем у принимающей стороны (компании, которая уже на месте связывается с отелями) или отеля напрямую уточняет, есть ли у них свободные номера. Только после получения ответов на все вопросы ТО сообщает вам о результате: подтверждает или отклоняет вашу заявку. Вот почему процесс подтверждения бронирования может занять несколько дней.

Чтоб купить тур на завтра мне пришлось ехать в брендовое турагенство (аннекстур-аннекс шоп) покупать через них (оплата картой была без комиссии, кстати), минуя систему workle. В автоматическом поиске workle тура естественно не было;).
А жаль. было бы удобно забронировать через инет, оплатить картой в инете, распечатать документы (или получить их в аэропорту)